Que l’escriptura i la tècnica no ens facin perdre la parla

Sí, va tornar a passar.

La setmana passada.

És com un petit virus, que apareix a les reunions de treball per donar-nos una falsa ajuda, la sensació que no es pot fer res més i la percepció que ja hem fet tot allò que tocava. Però es tracta d’un recurs que provoca un estancament perillós.

Com succeeix sovint a moltes organitzacions, a mitja sessió de treball va aparèixer el virus en forma de:

“Ja els hi vam explicar”

“Però si ja saben com s’han de fer les coses”

“Ja tenen un procediment escrit amb instruccions detallades i fotografies”

“Està claríssim com s’ha de fer, només cal posar-hi una mica d’atenció”

“En cas de dubte, només han de mirar el manual”

Arribats a aquest punt, va ser necessari aturar la discussió dels aspectes tècnics i dirigir el debat cap a les següents qüestions:

“N’hi ha prou amb escriure un manual i deixar-lo a l’abast de tothom?”

“Perquè escatimem la comunicació al mínim?”

“N’hi ha prou amb comunicar-ho una vegada? Tu en tindries prou?”

Els assistents d’aquella reunió pensaven que havien estat especialment curosos a l’hora de redactar el manual, i així era, a nivell documental era perfecte. Aquest tenia tota la informació necessària perquè un nen de 10 anys fes la operació descrita. També pensaven que havien estat especialment instructius a l’hora de comunicar-ho per primera vegada, fent èmfasi en tots els punts crítics. Però ara, després d’uns mesos es mostraven sorpresos al veure que la majoria dels operaris no realitzaven l’operació de la manera que se’ls va dir.

El problema era en que les persones amb qui estava reunit es centraven més en l’acció d’emetre el contingut que en posar al receptor com a protagonista del procés comunicatiu. Calia doncs focalitzar els seus esforços en adaptar la seva comunicació per assegurar la comprensió, la interiorització i integració del missatge. I per aquest fet, calia tornar-ho a comunicar. Una vegada i una altra, i una altra, i una altra, i una altra, i una altra, i una altra,… les que faci falta.

En alguns casos, la sobre comunicació i la redundància és molt necessària, i gairebé gratis. Els humans necessitem escoltar el missatge repetides vegades per comprendre’l completament i integrar-lo.

És doncs, moment de carregar piles, omplir-se d’energia i comunicar de nou el missatge de forma clara i posant al receptor al centre de l’activitat comunicativa. En cap cas serà una pèrdua de temps. L’observació del comportament dels receptors, l’escolta activa i les preguntes per assegurar la comprensió seran les armes més efectives per assolir l’èxit.

És temps de perseguir l’excel·lència organitzativa, però sempre acompanyada de l’excel·lència comunicativa.

Que l’escriptura i la tècnica no ens facin perdre la paraula.

Leave a Reply

Your email address will not be published.